Dal 1 luglio 2023, con l’entrata in vigore della Riforma dello Sport è tornato d’attualità il tema del certificato “antipedofilia”, necessario per chi svolge attività lavorativa a contatto con minori. I centri fitness e tutte le strutture che occupano personale a contatto con i minori si sono quindi dovute adattare a richiedere tale certificato ai propri dipendenti e collaboratori.
Il tema è stato già ampiamente trattato in precedenti articoli.
Vogliamo oggi porre l’attenzione su come questo adempimento ponga problemi legati alla gestione del certificato stesso ed alla privacy del collaboratore.

Il certificato antipedofilia come dato personale

Ricordiamo che il certificato è un documento ufficiale rilasciato dall’Ufficio del Casellario giudiziale della Procura della Repubblica e contiene tutte le condanne che una data persona ha riportato. Acquisendo il certificato del casellario giudiziale il centro fitness potrà appurare  se il collaboratore ha riportato condanne per i reati di cui agli articoli 600-bis, 600-ter, 600-quater, 600-quinquies e 609-undecies del codice penale, cioè reati connessi all’ambito della pedofilia, o se a suo carico risultino sanzioni interdittive all’esercizio di attività che comportino contatti diretti e regolari con minori.
Tale certificato rientra quindi nell’ambito dei dati personali, considerato che si definisce dato personale “qualsiasi informazioni riguardante una persona fisica identificata o identificabile”.
Di più: siamo nell’ambito dei dati giudiziari, per i quali la normativa privacy prevede ed appronta una disciplina caratterizzata da maggiori cautele.
Da ultimo è opportuno ricordare che il “certificato pedofilia” non si limita a citare le eventuali condanne per pedofilia. Si tratta a tutti gli effetti di un certificato del casellario giudiziale e pertanto riporterà tutte le condanne di quella data persona, riportate in qualunque ambito.
Allora, al fine di evitare sanzioni da parte del Garante e ridurre al minimo la possibilità di un eventuale contenzioso, la raccolta e la conservazione dei certificati dovranno essere inseriti in un corretto processo di gestione dei dati personali e in un valido modello organizzativo privacy (Mop).
Non è ovviamente possibile definire in questa sede un prototipo del Modello “MOP” ma possiamo indicare i principali aspetti riguardanti la gestione del certificato.

L’informativa

Come per ogni altro dato personale, nel momento in cui il certificato ci viene consegnato dall’interessato noi dovremo informalo sul perché lo stiamo richiedendo, sull’obbligatorietà di tale consegna (e le conseguenze di un rifiuto a fornircelo), su quali siano le persone a cui lo consegneremo (nessuno!), sulle modalità e tempistiche di conservazione del certificato.
Stesso discorso per la delega che eventualmente ci venga rilasciata qualora sia il titolare del centro ad andare a richiedere il certificato in Procura.
Queste informazioni possono essere correttamente contenute nella normale informativa rilasciata ai collaboratori in sede di stipula del contratto, aggiornata con gli elementi appena visti.

• Le nomine di autorizzazione;
  Il personale della palestra incaricato dal titolare di riceve il certificato antipedofilia deve essere stato informato e formato circa le modalità di raccolta e conservazione nonché circa le misure di sicurezza adottate per la sua conservazione (individuazione di un luogo sicuro, chiuso a chiave, possibilmente ignifugo dove raccogliere i certificati). Il personale addetto a ricevere i certificati, inoltre, deve essere espressamente autorizzato a tale attività attraverso le lettere di incarico e deve essere formato adeguatamente.
  Le nomine di autorizzazione sono uno strumento di estrema importanza poiché forniscono al personale del centro fitness le linee guida su come comportarsi e perchè, se ben scritte, limitano la responsabilità del datore di lavoro in caso di errori.

• Modalità di conservazione di tale certificato;
  Il certificato antipedofilia non deve essere comunicato/consegnato a nessuno almeno che non venga richiesto dall’autorità giudiziaria. Tale certificato deve essere conservato per tutta la durata del rapporto contrattuale ed, eventualmente, conservato per un anno al massimo dalla fine del rapporto contrattuale. Questo perchè potrebbero emergere dei “problemi” giudiziari di quel dipendente anche dopo la conclusione del rapporto. In tali casi potrebbe essere necessario dimostrare di aver richiesto il certificato.
  Trascorso tale tempo il certificato dovrà essere distrutto. Ricordiamo che la conservazione per un periodo non giustificato rappresenta un trattamento illecito e quindi sanzionabile.
  Inoltre più è lungo il tempo di conservazione maggiori sono i rischi di una diffusione illecita del certificato stesso. È quindi opportuno ricordare bene di distruggere accuratamente i certificati quando nei sia cessata l’utilità.

Registro dei trattamenti

La raccolta e la conservazione del certificato rappresenta un trattamento dati che deve essere censito nel registro dei trattamenti che, pertanto, dovrà essere aggiornato.

Formazione

Un ultimo e fondamentale adempimento privacy, più volte richiamato dal GDPR, è la formazione del personale. La parola formazione compare numerose volte nel GDPR, a sottolinearne l’importanza. Solo attraverso la formazione si può raggiungere la maturità e la consapevolezza necessarie per una gestione dei dati personali scevra da errori.  E’ importante allora che il titolare del trattamento organizzi corsi di formazione per dipendenti e collaboratori e fornisca precise indicazioni su come trattare i dati personali, tra cui questi certificati.
I dati personali, non ci stancheremo mai di ripeterlo, sono sempre più importanti nella società e nell’economia odierne. Una loro corretta gestione evita sanzioni e possibili, fastidiosi, contenziosi. Merita quindi prestare attenzione a questi aspetti, soprattutto dinnanzi a dati personali così “delicati” come quelli giudiziari.

[ Avv. Samuele Marchetti ]
[ Dott. Alessio Melai ]