Si avvicina per molti sodalizi sportivi e ricreativi, il termine del 30 aprile generalmente previsto dagli statuti per la convocazione dell’assemblea annuale di approvazione del rendiconto chiuso al 31 dicembre 2019 (per le associazioni con esercizio solare dal 1 gennaio al 31 dicembre).

Divieto di assembramenti fino al 3 aprile. Le misure restrittive adottate dal Governo, da ultimo con il D.P.C.M. 9 marzo 2020 – il c.d. decreto #iorestoacasa – vietano sull’intero territorio nazionale ogni forma di assembramento di persone in luoghi pubblici o aperti al pubblico fino al 3 aprile.Si vedrà prossimamente, a seguito dell’evolversi della crisi epidemiologica se e quali misure restrittive saranno prorogate, considerando comunque che lo stato di emergenza dichiarato con provvedimento del 31 gennaio scorso ha, per ora, una durata di sei mesi e dunque è facilmente prevedibile una proroga delle misure di contenimento e di contrasto alla diffusione del virus Covid-19. Allo stato dunque non è possibile tenere assemblee fino al 3 aprile e appare incerta anche la possibilità di provvedervi nel termine ordinario di fine aprile previsto dagli statuti.

Le proroghe previste per legge

Il Decreto Legge 17 marzo 2020 – c.d. Decreto Cura Italia – ha previsto per onlus, odv e aps iscritte ai rispettivi registri la possibilità di approvare i bilanci in deroga alle previsioni di legge, regolamento o statuto entro il 31 ottobre 2020 se il termine di approvazione rientri nel periodo emergenziale (31 gennaio – 31 luglio). Anche il termine per l’adeguamento degli statuti di onlus, odv e aps al fine della trasmigrazione nel registro unico del Terzo Settore, fissato da ultimo al 30 giugno è prorogato al 31 ottobre. Allo stesso modo il Decreto consente, per il periodo emergenziale, alle società di capitali (quindi alle s.s.d.) di approvare il bilancio entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio ( in deroga al termine di 120 giorni previsto dal codice civile).

Le assemblee di a.s.d. e di altre associazioni (culturali, ricreative)

Le disposizioni speciali non disciplinano le assemblee delle a.s.d. o delle altre associazioni, culturali o ricreative – che non abbiano la qualifica di onluls, odv o aps derivante dall’iscrizione ai rispettivi registri – in quanto i termini di approvazione sono dettati dallo statuto e non previsti per legge. Si ritiene, considerata la proroga dei termini di legge, ove presenti, che lo stato di emergenza e le limitazioni imposte possano giustificare il mancato rispetto delle disposizioni statutarie quando il termine per approvazione del rendiconto ricada nel periodo di vigenza delle limitazioni e comunque nel periodo emergenziale (fino al 31 luglio).

E’ possibile svolgere l’assemblea in videoconferenza?

Il D.L. del 17 marzo prevede la possibilità per tutti i sodalizi di riunire gli organi collegiali in videoconferenza, anche se tale modalità non sia regolamentata dallo statuto purché vengano rispettati i criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente. E’ evidente pertanto che l’organizzazione di assemblee sociali con un numero consistente di aventi diritto alla partecipazione è di fatto impraticabile per la stragrande maggioranza delle associazioni.

Le riunioni del Consiglio Direttivo e i passi da compiere

La disposizione è invece di interesse per il consiglio direttivo considerato che di regola gli statuti non contengono forme particolari per la convocazione di tale organo che potrà quindi riunirsi in videoconferenza, nel rispetto delle prescrizioni, utilizzando piattaforme e applicazioni gratuite disponibili sul mercato, con estrema facilità di utilizzo considerato anche il numero esiguo dei componenti. In linea generale si consiglia dunque al Consiglio Direttivo di procedere come segue:

• Predisporre ugualmente il rendiconto economico finanziario da sottoporre all’assemblea, quando sarà resa possibile la sua convocazione per l’approvazione del documento;
• Convocare l’assemblea in data successiva al 3 aprile;
• Redigere un verbale che attesti l’impossibilità di tenere l’assemblea per le misure adottate (se prorogate dopo il 3 aprile);
• Individuare una data che possa ritenersi compatibile con le misure adottate e le esigenze del sodalizio, anche per deliberare sul preventivo che dovrà tener conto della crisi in atto e delle difficoltà conseguenti alla chiusura dei centri sportivi e compatibile con le modalità di convocazione previste dallo statuto, considerando ad esempio che la modalità di convocazione mediante affissione nei locali ove si svolge l’attività e/o per presa visione è di fatto preclusa dalla chiusura del centro sportivo fino al 3 aprile.
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[  Biancamaria Stivanello e Andrea Albertin,
Avvocati del Foro di Padova  ]